Цели и задачи автоматизации организации. Требования, предъявляемые к ИС

1. Понятие автоматизации и ее цели

Предприятие - это единый организм, и улучшение одного процесса может привести к малейшему сдвигу в сторону успеха , либо к снижению общих показателей. Руководителям, а в особенности руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.

Для упрощения управления предприятием или отдельным отделом, необходимо иметь эффективную систему менеджмента качества (управления качеством), и информационную систему ее поддержки. Автоматизация процессов управления (внедрение информационной системы) позволяет получить:

Под термином «автоматизация» понимается совокупность методических, технических и программных средств, обеспечивающих проведение процесса измерения без непосредственного участия человека. Автоматизация является одним из основных направлений научно-технического прогресса. Цели автоматизации представлены в таблице 1.

Таблица 1

2.. Цель автоматизации предприятия

Самым мощным средством в интенсификации труда практически во всех сферах человеческой деятельности является широкое применение средств вычислительной техники. Сопоставив затраты на автоматизацию с получаемой экономией, можно количественно определить ее эффективность. В качестве меры автоматизации установлено понятие "степень автоматизации" (СИ) , определяемое как "автоматизированная часть выполняемых данной установкой операций".

Обобщенная структурная схема СИ, присущая любому измерительному прибору, устройству, системе, приведена на рисунке 1.1. Анализ этой схемы приводит к определению основных задач автоматизации.

Рисунок 1. Обобщенная структурная схема средств измерений

Чтобы правильно выбрать систему автоматизации предприятия необходимо четко понимать цели самой автоматизации. Первый признак в назревшей автоматизации - это заваленные документами сотрудники, теряющиеся заявки, не выставленные вовремя счета и т.п. Но не только для облегчения труда сотрудников необходима автоматизация.

Сравним управление предприятием с управлением автомобилем. Если у руководителя отсутствует важная оперативная информация, то он будет двигаться вслепую, на ощупь, получая сигналы о неправильно выбранном направлении, только после столкновения. Получение же такой информации вовремя предоставляет шанс избежать столкновения, и двигаться прямиком к цели на высокой скорости.

Конечно, можно принимать решения интуитивно, но лучше это делать на основе достоверных фактов. Итак, цель автоматизации предприятия : иметь точную картину бизнеса, своевременно получая достоверную информацию. А система автоматизации - инструмент в достижении этой цели.

Из чего состоит система автоматизации предприятия:
1. из базы данных , в которой храниться картина бизнеса.
2. из форм ввода и механизмов обмена данными, с помощью которых модель Вашего бизнеса взаимодействует с внешним миром .
3. из отчетов, с помощью которых Вы можете видеть и анализировать реальную картину бизнеса .

Сравнивая систему автоматизации с домом , база данных в нем будет являться фундаментом, на котором строится все остальное. Именно с нее начинается строительство приложения.

Но не стоит думать, что написанное приложение и полностью удовлетворяющее Ваши нужды сегодня, останется таким же через полгода. Внешние обстоятельства вокруг фирмы стремительно меняются, заставляя меняться и саму фирму, и процессы, происходящие в ней. Уже через короткое время система автоматизации потребует доработки и видоизменения некоторых функций. Поэтому к выбору решения и того, кто будет его внедрять стоит подходить с позиции долговременного сотрудничества . Информационная система не должна ограничивать фирму, она должна развиваться вместе с бизнесом .

3. Задачи автоматизации

Для того, чтобы реально оценить эффективность системы, очень важно понимать какие задачи может решать правильно разработанная информационная система:

Планирование производственной деятельности . Составление производственных планов различного уровня, - от стратегических до оперативных, - и проверка возможности их исполнения в соответствии с состоянием производственных мощностей и людских ресурсов. Степень детализации планов различного уровня различна - от набора продукции для решения задач стратегического планирования до конкретных материалов или производственных операций для оперативного управления производством;

Управление закупками, запасами, продажами . Это автоматизация процессов планирования и учета для задач снабжения (материально-технического обеспечения) производства, сбыта готовой продукции и управления складскими запасами;

Управление финансами . Как правило, это ведение бухгалтерии, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управление наличными средствами и планирование финансовой деятельности;

Управление персоналом . В подсистеме управления персоналом реализованы все основные потребности работы с кадрами: найм и увольнение персонала, учет сведений о сотрудниках, планирование их карьерного роста, расчет заработной платы и учет рабочего времени. Рассмотрение персонала, как отдельного вида ресурса позволяет связать воедино кадровый потенциал предприятия и производственные планы, что также возможно при использовании информационной системы;

Управление затратами . Сюда относится учет всех затрат предприятия и калькуляция себестоимости готовой продукции или услуг;

Управление проектами/программами . Современная деятельность предприятия все больше рассматривается через призму реализации производственных проектов или программ, для которых может осуществляться отдельное планирование и учет;

Проектирование продукции и технологических процессов . Информация о составе продукции, технологических маршрутах ее изготовления, разработка продукции в соответствии с требованиями клиентов, а также оценка затрат, которые понесет предприятие при выпуске такой продукции.

Как можно было заметить, информационные системы способны на многое. Но для получения эффективности при крупном капиталовложении при приобретении системы, следует правильно выбрать, какая именно система нужна. В данном случае, придерживаться принципа «чем больше функций, тем лучше» не стоит. Чем больше система «может», тем дороже она стоит и существует вероятность того, что будут использоваться далеко не все ее функциональные возможности, и она не окупит себя.

4. Требования к информационной системе

Информационная система, как и любой другой инструмент, должна иметь свои характеристики и требования, в соответствии с которыми можно было бы определить ее функциональность и эффективность. Разумеется, для каждого конкретного предприятия требования к информационной системе будут различными, так как должна учитываться специфика каждой организации. Несмотря на это, надлежит выделить несколько основных требований к системе, общих для всех «потребителей»:

Локализация информационной системы. В связи с тем, что наиболее крупными разработчиками информационных систем являются зарубежные компании, система должна быть приспособлена к пользованию российскими компаниями. Причем здесь имеется в виду локализация как функциональная (учет особенностей российского законодательства и систем расчетов), так и лингвистическая (система помощи и документация на русском языке).

Система должна обеспечивать надежную защиту информации , для чего необходимы парольное разграничении доступа, многоуровневая система защиты данных и т.д.

В случае внедрения системы на крупное предприятие со сложной организационной структурой, необходима реализация удаленного доступа для того, чтобы информацией могли пользоваться все структурные подразделения организации.

В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений направления бизнеса, изменения в законодательстве и т.п.), система должна быть адаптивной, т.е. применимой в разное время и при разных условиях. Применимо к России, это качество системы должно рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране изменения законодательства и правил учета происходят в несколько раз чаще, чем в странах со стабильной экономикой.

Необходима возможность консолидации информации на уровне предприятий (объединение информации филиалов, дочерних компаний и т.д.), на уровне отдельных задач, на уровне временных периодов.

Эти требования являются основными, но далеко не единственными критериями выбора корпоративной информационной системы для предприятия.

5. Различные подходы к автоматизации предприятий

На сегодняшний день ведется много споров о правильности того или иного подхода к автоматизации предприятий. На настоящий момент наиболее правильным, грамотным подходом считается так называемый «западный». Изначально, он развился и оформился в более развитых (в области управления) странах, и теперь осуществляются попытки его применения на российских предприятиях.

За основу подхода можно взять следующее утверждение: Автоматизация процессов предприятия должна вытекать из стратегии развития предприятия и быть эффективной . Другими словами, автоматизировать нужно только те задачи, которые способствуют достижению цели предприятия. При этом каждая задача автоматизации должна быть оценена с позиции Цена/Эффективность. Суть его заключается в следующем:

При таком подходе основными задачами, требующими автоматизации на предприятиях, будут те, эффект от реализации которых можно оценить наиболее явным образом:

Понятно, что при этом подходе задачи учета и контроля будут являться вторичными, поскольку связать их с целями компании и оценить их эффект очень сложно. Задачи учета и контроля в этом случае скорее являются неотъемлемой частью задач планирования и анализа, чем-то, что подразумевается по умолчанию.

Именно на этих предпосылках основаны комплексные информационные системы, поддерживающие стандарты ERP (планирование ресурсов предприятия), CRM (управление взаимоотношениями с клиентами), CAD/CAM системы.

Все плюсы такого подхода вытекают из его описания. Теперь рассмотрим минусы этого подхода при применении его на российских предприятиях:

Тем не менее, «западный» подход применяется на Российских предприятиях, однако зачастую он выражается во внедрении «дорогой» комплексной системы управления, без увязывания внедрения с целями предприятия и корректной оценки предполагаемой эффективности такой системы.

Как результат, достаточно небольшое количество проектов автоматизации оказывается удачно завершенными в полном объеме. Большая же часть либо «пробуксовывает», либо реализуется не полностью. Как же тогда нужно подходить к процессу автоматизации российских предприятий?

Исходя из российских реалий, большое количество проектов реализуется поэтапно:

• Постепенная автоматизация процессов предприятия
• Автоматизация направлена первоначально на более понятные персоналу предприятия процессы - учет и контроль
• Вовлечение руководства предприятия в процессы автоматизации
• Мягкая и постепенная перестройка бизнес-процессов
• Эволюционное развитие информационной системы